BÖLÜM -1- GİRİŞ
1.1.Amaç
Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), Dt. İsmail Eren tarafından (“Sealight Dent” , “Klinik” olarak anılacaktır.) gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.
Klinik tarafından; çalışanlarına, çalışan adaylarına, tedarikçilere, hastalara, hasta yakınlarına, ziyaretçilere ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesine ve işleme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’e uygun olarak silinmesine, yok edilmesine veya anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemek amacıyla işbu politika hazırlanmıştır.
Klinik, kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemleri sayılan ilkeler doğrultusunda hazırlanmış olan Politikaya uygun olarak gerçekleştirmektedir.
1.2. Kapsam
Dt. İsmail Eren çalışanlarına, çalışan adaylarına, tedarikçilere, hastalara, hasta yakınlarına, ziyaretçilere ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup Klinik’in uhdesinde bulunan ya da Klinik tarafından yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanacaktır.
1.3. Tanımlar
Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisini,
Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,
Anonim hâle getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini,
Elektronik Ortam: Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamları,
Elektronik Olmayan Ortam: Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamları,
İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini,
Kanun : 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununu,
Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamını,
Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanterini,
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri,
Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini,
Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,
Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,
Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi, ifade eder.
Politika: Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası
Yönetmelik : 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.
BÖLÜM -2- KAYIT ORTAMLARI
Kişisel veriler elektronik ve elektronik olmayan ortamlarda kanuna uygun olarak saklanmaktadır.
|
ELEKTRONİK ORTAM
|
ELEKTRONİK OLMAYAN ORTAM |
|
. Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosya paylaşım, SAP, vb.) · Yazılımlar (ofis yazılımları, portal, EBYS, VERBİS.) · Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb.) · Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü) · Mobil cihazlar (telefon) · Optik diskler (CD, DVD vb.) · Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.) · Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi, · Kamera kayıtları · Web Sayfası ve portalı . Bulut ortamı
|
· Kağıt · Manuel veri kayıt sistemleri (anket formları, ziyaretçi giriş defteri, disiplin karar defteri, yıllık izin defteri, muhasebe defteri, iş sağlığı defteri, gelen -giden evrak defteri vb.) ) · Yazılı, basılı, görsel ortamlar |
BÖLÜM -3- KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN HUKUKİ VE TEKNİK SEBEPLERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR
Dt. İsmail Eren tarafından, klinik çalışanlarına, çalışan adaylarına, tedarikçilere, hastalara, hasta yakınlarına, ziyaretçilere ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir. Kanunun 7. maddesi uyarınca işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığı takdirde kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi gerekmektedir. Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda yer verilmektedir.
3.1. Saklamaya İlişkin Açıklamalar
Kanunun 3. maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4. maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6. maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır.
Klinik, faaliyetleri çerçevesinde işleme amaçları doğrultusunda saklanması gereken kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.
3.2. Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler
Kurumda, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;
Çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır. Mevzuatta herhangi bir süre öngörülmemiş ise; kişisel verilerin işlenmesini gerektiren amacın ortadan kalkması anına kadar saklanmaktadır.
3.3. İmhayı Gerektiren Sebepler
Kişisel veriler;
İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
durumlarında, Sealight Dent tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilmektedir.
BÖLÜM -4- KİŞİSEL VERİLERİN HUKUKA UYGUN SAKLANMASI VE İMHA EDİLMESİ İÇİN ŞİRKET NEZDİNDE ALINAN TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER
Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanunun 12. maddesiyle Kanunun 6. maddesi dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından 31.01.2018 tarihli ve 2018/10 sayılı Kurul Kararı ile belirlenmiş yeterli önlemler kapsamında Klinik tarafından teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.
4.1. Teknik Tedbirler
4.2. İdari Tedbirler
BÖLÜM -5- İMHA TEKNİKLERİ
5.1. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi Ve Anonim Hale Getirilmesi İçin Uygulanan Teknikler
Dt. İsmail Eren, Kanuna ve sair mevzuatı ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak sakladığı kişisel verileri, verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde ilgili kişinin talebi doğrultusunda ya da işbu Kişisel Veri Saklama, Yok Etme ve İmha Politikasında belirtilen süreler içinde re’sen siler, yok eder. Bu işlem iş bu Politika ekinde sunulan tutanaklara işlenir ve görevlilerce imza altına alınır.
Dt. İsmail Eren tarafından en çok kullanılan silme, yok etme ve anonim hale getirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır;
5.1.1. Silme Yöntemleri
|
ELEKTRONİK OLMAYAN ORTAMDA TUTULAN VERİLER İÇİN SİLME |
|
|
Karartma
|
Elektronik olmayan ortamda bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak silinir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerinde kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılır.
|
|
ELEKTRONİK ORTAMDA TUTULAN VERİLER İÇİN SİLME |
|
|
Yazılımdan Güvenli Silme |
Bulut ortamda ya da yerel dijital ortamlarda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz. |
5.1.2. Yok Etme Yöntemleri
|
ELEKTRONİK OLMAYAN ORTAMDA TUTULAN VERİLER İÇİN SİLME |
|
|
Fiziksel Yok Etme |
Matbu ortamda tutulan belgeler evrak imha makineleri ile tekrar bir araya getirilemeyecek şekilde yok edilir veya uygun bir mekanda yakılarak yok edilir. |
|
ELEKTRONİK ORTAMDA TUTULAN VERİLER İÇİN SİLME |
|
|
Fiziksel Yok Etme |
Kişisel veri barındıran optik ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır. |
|
Yazılımdan Güvenli Silme
|
Bulut ortamda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir ve bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyaları yok edilir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz.
|
BÖLÜM -6- KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜRECİNDE YER ALAN KİŞİLER
Klinik’in tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.
|
BİRİM |
GÖREV |
|
Doktor |
Kendi birimine ilişkin tutulan kişisel verilerin, saklanmasını gerektiren süre sona ermesinden itibaren ilk periyodik imha süresinde açıklanan silme, yok etme veya yöntemleriyle kişisel verilerin ulaşılmasını engellemek.
|
|
Hasta Kayıt/Kabul |
Kendi departmanıyla ilgili işlenen kişisel verileri saklanmasını gerektiren süre sona ermesinden itibaren ilk periyodik imha süresinde açıklanan silme, yok etme veya yöntemleriyle kişisel verilerin ulaşılmasını engellemek.
|
|
Muhasebe Departmanı Sorumlusu
|
Kendi departmanıyla ilgili işlenen kişisel verileri saklanmasını gerektiren süre sona ermesinden itibaren ilk periyodik imha süresinde açıklanan silme, yok etme veya yöntemleriyle kişisel verilerin ulaşılmasını engellemek. |
|
İnsan Kaynakları Departmanı Sorumlusu
|
Kendi departmanıyla ilgili işlenen kişisel verileri saklanmasını gerektiren süre sona ermesinden itibaren ilk periyodik imha süresinde açıklanan silme, yok etme veya yöntemleriyle kişisel verilerin ulaşılmasını engellemek. |
BÖLÜM -7- SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ TABLOSU
Kurum tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;
yer alır.
*Söz konusu saklama süreleri üzerinde ihtiyaç halinde güncelleme yapılabilir.
Kişisel Verilerin Saklama Sürelerinin Yer Aldığı Kanunlar
|
Kişisel Veri Kaynağı |
Süre |
Yasal Dayanak |
|
Muhasebe ve Finansal İşlemlere İlişkin tüm Kayıtlar |
10 Yıl |
6102 Sayılı Kanun, 213 Sayılı Kanun |
|
Hastalara İlişkin Kişisel Veriler |
Hukuki ilişki sona erdikten sonra 20 Yıl. |
3359 Sayılı Kanun, 2219 Sayılı Kanun, |
|
Tedarikçilere İlişkin Kişisel Veriler |
Hukuki ilişki sona erdikten sonra 10 Yıl |
6102 Sayılı Kanun, 6098 Sayılı Kanun ve 213 Sayılı Kanun |
|
Sözleşmeler |
Sözleşmenin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl |
6098 Sayılı Kanun |
|
İnsan Kaynakları Süreçleri |
Faaliyetin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl |
4857 Sayılı Kanun |
|
Kamera Kayıtları |
1 Ay |
5188 Sayılı Kanun/ İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik, |
|
İş Kanunu Kapsamında Saklanan Veriler (Örn. Kıdem tazminatı, ihbar tazminatı, kötüniyet tazminatı, eşit davranma ilkesine aykırılık tazminatına konu olabilecek bilgiler, bordro kayıtları, yıllık izin gün sayısı vb.) |
10 Yıl |
4857 Sayılı İş Kanunu ve İlgili Mevzuat |
|
İş Kanunu Kapsamında Saklanan Özlük Dosyasına İlişkin Veriler |
İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl |
4857 Sayılı İş Kanunu ve İlgili Mevzuat / 6098 Sayılı Türk Borçlar Kanunu |
|
İş Kanunu Kapsamında Saklanan Verilerden Sendikal Tazminata Konu Olabilecek Veriler (Örn: Performans kayıtları, disiplin cezaları, fesih evrakları vb.) |
İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl |
6098 Sayılı Türk Borçlar Kanunu |
|
İş Sağlığı ve Güvenliği Mevzuatı Kapsamında Toplanan Veriler (Örn: İşe giriş sağlık testleri, sağlık raporları, İSG Eğitimleri, İş Sağlığı ve Güvenliği faaliyetlerine ilişkin kayıtlar vb.) |
İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 15 Yıl |
6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği |
|
SGK Mevzuatı kapsamında tutulan veriler (Örn: İşe giriş bildirgeleri, pirim/hizmet belgeleri vb.) |
İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl |
5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ve İlgili Mevzuat |
|
İş Kanunu Uyarınca: Çalışan ile ilgili Mahkeme/icra bilgi taleplerinin cevaplanması |
İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl |
4857 Sayılı İş Kanunu ve İlgili Mevzuat |
|
İş Başvurusu/Staj Başvurusu/ Başvuru Kabul Edilmediği Takdirde Aday Başvurularına İlişkin Veriler (Örn: CV, Özgeçmiş, Başvuru Formu vb.) |
1 Yıl |
Sektörel Teamül |
|
Sözleşmeden Kaynaklı İlişkilerde İşlenen Kişisel Veriler (Örn: Şirket Yetkilisi, Ad Soyad, imza sirküleri vb.) |
Sözleşmenin Sona Ermesine Müteakip 10 Yıl |
6098 Sayılı Türk Borçlar Kanunu |
|
Ceza Mahkumiyeti ve Güvenlik Tedbirlerine İlişkin Kararlar |
5 Yıl |
Adli Sicil Yönetmeliği |
|
Çerez Bilgileri |
2 Yıl |
5651 Sayılı Kanun |
|
Hastalara Ait Özel Nitelikli Kişisel Veriler |
20 Yıl |
Özel Hastaneler Yönetmeliği/Kişisel Sağlık Verileri Hakkında Yönetmelik |
7.1. Periyodik İmha Süreleri
Yönetmeliğin 11. maddesi gereğince Dt. İsmail Eren periyodik imha süresini 6 ayda bir olarak belirlemiştir. Buna göre, Dt. İsmail Eren her yıl Nisan ve Ekim aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.
BÖLÜM -8- POLİTİKANIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI
Politika, internet sayfasında kamuya açıklanır.
DT. İSMAİL EREN
Dt. İsmail EREN